首先我們先來區分一下不符合性質的判別原則 。

1 、判別原則

嚴重不符合 ：

a) 系統性不合格 ，如記錄控制 ，質量部 、銷售部 、採購部等均控制混亂 。

b)　區域性不合格 ，如質量部文件管理 、不合格控制 、檢驗試驗等控制混亂 ，整個部門主控要素均符合性差 。

c)　造成嚴重質量後果沒有採取有效措施 ，如產品檢測誤判 ，造成批量不合格 ，直接損失很大 ，甚至造成客戶投訴 。

一般不符合 ：

隨機的 、孤立的 、偶發的 ，易關閉的不合格 。

2 、不符合項分類

標準沒有規定開出的不符合報告一定要分類 。通常為了便於管理 ，是分類的 。要不要分類 ，如何分類 ，通常在內審程序文件中加以規定 。

不符合項如何分類 。要看您做什麼審核 。過程審核 、產品審核和體系審核對不符合項的分類是不同的 。通常對產品審核 、過程審核可以按照該不符合後果嚴重性來判定；而對於體系審核 ，不是根據後果嚴重性來分類的 。通常根據是否是系統性的不符合來判定的 。如果是系統性不符合 ，就是嚴重不符合；不是系統性不符合 ，就是一般不符合 。

3 、系統性不符合

什麼叫系統性不符合？就是標準有一條 ，或一款要求沒有得到落實 。整個體系中沒有規定如何執行滿足標準要求的；就是主要不符合 。

譬如 ，程序文件規定文件發放前要批准 。您沒有規定如何做的 ，或者規定了 ，實際上沒有按照規定做 。多處發現不符合 ，這就是嚴重不符合 。如果有了規定 ，總的在執行 ，個別地方出了差錯 ，就是一般不符合 。

4 、糾正不符合

無論是嚴重不符合還是一般不符合 ，都有可能會給組織帶來嚴重的後果 。在糾正措施上應當一視同仁 ，不應當有所不同 ，都必須完善體系 。

嚴重不符合是系統不符合 ，往往需要管理者負責來完善體系 ，一般不符合有可能是某主管來採取糾正措施 。

5 、合理評判

當審核發現不符合 ，如果內審認為是嚴重不符合 ，必須由管理者出面才能解決 ，為了避免麻煩 ，就不開不符合報告 ，或者降低為觀察項 ，這是不應該的 。

6 、什麼情況會被判為嚴重不符合項？

嚴重不符合 ：有下列情況之一的 ，即構成嚴重不符合 ：

a)　系統性失效或失控 ，某些關鍵過程發生量大面廣的不符合 。如對大部分銷售合同未進行評審 ，一年內未做過內審等；

b)　區域性失效或失控 ，如某個場所 、部門游離於體系以外 ，嚴重影響組織的體系運行有效 。

c)　明知故犯 ，造成嚴重後果的 。如產品經檢驗不合格 ，但未採取措施仍按合格品出廠 。

d)　同一部門不符合同一條款的多個要素 。

e)　多個部門不符合同一條款的某個要素 。

f)　嚴重影響產品質量的問題沒及時解決 。

7 、什麼情況會被判為一般不符合項？

一般不符合（輕微不符合） ：有下列情況之一的 ，可定為一般不符合 ：

a) 個別的孤立的不符合項 ，未對產品質量造成明顯影響 。

b)　文件偶然沒被遵守 ，後果不太嚴重 。

c) 對系統不會產生重大影響的不符合 。

8 、什麼情況會被判為觀察項？

觀察項 ：有下列情況之一的 ，可定為觀察項 ：

a)　已發生了問題或出現了潛在的苗頭 ，但尚未構成不符合 ，繼續發展有可能成為不符合 ，需要提醒的注意事項 。

b)　事實已構成不符合項 ，但性質較輕微 。

c)　可能不符合但是沒有發現客觀證據 ，這種情況可繼續追問 ，直到發現客觀證據 ，否則不能進行主觀的判定符合或者不符合 。